Kuşkusuz, ortak bir deyimi duymuşsundur, "Toplantı, dakikaların alındığı ve saatlerce boşa harcandığı bir yerdir. "Toplantılar birçok saatlerce boşa harcanmaktadır. Aslında, işyerinde en büyük zamanı belirten kişi sorulduğunda, çalışanların% 24'ü maaşla incelendi. com raporu, toplantıları ve konferans görüşmelerini listeledi.

İşçiler sadece toplantıların zaman kaybı olduğunu düşünmüyor. Anlaşılan, toplantıların toplantıların hayatını emmelerini düşünüyorlar. Clarisen / Harris Anketinin sonuçlarını düşünene kadar aşırı dramatik gelebilir. Durum toplantısına katılmak yerine neyi tercih edeceğini sorduklarında neredeyse yarısı (% 46) hoş olmayan bir faaliyet yapmayı tercih edeceklerini söyledi:

• DMV'ye git
• Otur ve boyayı kuru olarak izle
• Çalışmaya dört saat geçin
• Kök kanala girin
• Paketleyin ve Antarktika'ya geçin
• Ayrıca ankete katılanların% 60'ı toplantıya hazırlanmak için asıl toplantıda harcadıklarından daha fazla zaman harcadıklarını söylüyor: her hafta ortalama 4,6 saat harcıyorlar ve durum toplantıları için hazırlanıyorlar. Durum toplantılarında haftada 5 saat harcamaktadırlar.

Ayrıca, ankete katılanların% 35'i toplantılarda durum toplantılarını zaman kaybı ve% 60 çoklu görev olarak değerlendiriyor.

Çoğu çalışan, 24 saat çalışan olduğunu düşünüyor ve anlamsız toplantılar için vakit kaybetme fikrinden hoşlanmıyorlar. Bununla birlikte, bazen toplantılar gereklidir ve düzgün bir şekilde uygulandığında, eğlenceli değillerse verimli ve hoşgörülü olabilirler. İşte size daha üretken toplantılar yapmanın on yolu.

3'ten büyük ->

1. Alışkanlığı Kırın

Her perşembe öğleden sonra her zaman tanıştığınız için bu yol boyunca ilerlemeniz gerektiği anlamına gelmez. Bazı alışkanlıkların kopması gerekiyor ve bazı şirket politikalarının yeniden yazılması gerekiyor. Belli bir sebepten dolayı toplantı yapıyor olmalısın, sadece bunu yapmaya alışık olduğun için değil.

2. Seçeneklerinizi Değiştirin

Toplantı planlamadan önce diğer seçeneklerinizi düşünün. Haftalık statü toplantıları yerine, belki de her iki haftada bir görüşebilirsiniz. Ayrıntılı durum raporları, toplantılar arasında neler olup bittiğini bilmek için size yeterli bilgi sağlamalı ve bir sorunuz varsa, telefonu her zaman birini arayabilmeniz için alabilirsiniz. Ayrıca, bilgi paylaşmak için toplantı yapıyorsanız, bu bilgileri e-posta ile göndermeyi düşünün.

3. Seçime Bağlı olun

Toplantı katılımcılarını hiçbir zaman davet etmeyin ". "Bazı insanların toplantıya katılmalarının net bir nedeni yoksa onları davet etmeyin veya varlığını talep etmeyin. Örneğin, lazer işaretçisini çalıştırırken bir sorunla karşı karşıya kaldıklarında, teknik kişileri satış toplantısına katılmaya zorlamayın.

4. Önceden Hazırlanın

Bir toplantı gündemi hazırlamak, toplantı amacına göre düşünmeye ve ardışık bir çerçeve oluşturmaya zorlayacaktır.Ayrıca, tüm bilgilerinizi önceden topladığınızdan emin olun. Unuttuğunuz bir öğeyi almak için toplantıyı terk etmek zorunda kalmamalısınız. Ayrıca, önceden rezervasyon yaptığınız odayı kontrol edin ve odanızın tamamının (tahta, tahta vb. Için tebeşir) emin olabilmesi için odayı kontrol edin. .) belirlenen yerde.

5. Bilgi Yayınlayın

Toplantı, belirli materyalleri tartışmayı içeriyorsa, katılımcıların materyalleri gözden geçirmek ve fikirleri formüle etmek için toplantıdan önce çok fazla zaman alacak şekilde bu dokümanları önceden gönderiniz. İnsanlardan toplantıya iki veya üç soru, yorum veya endişe getirmesini istemek, toplantı katılımcılarının tartışılan konuyu incelemek için zaman ayırmasını sağlamanın en iyi yollarından biridir.

6. Başlangıç ​​ve Bitiş Zamanı

Tüm katılımcılar, toplantılarına katılmak için meşgul iş günlerini durdurdular. Belirlenen saatte toplantıya başlayacak kadar zamanlarına saygı gösterin. Toplantı bitiminde geç katılımcılar bilgilendirilebilir. Ayrıca, toplantıyı zamanında sona erdirmek için gözlerinizi bekleyin. Ayrıca, tüm zaman dilimini doldurmanız gerektiğini düşünmeyin. Gündem maddelerini erkenden bitirirseniz, katılımcıları işine geri dönmelerine izin vererek ödüllendirin.

7. Klübümüzde kalın

Toplantıyı zamanında bitirmenin anahtarı olduğu için toplantının sürmesini sağlamak için gündemi takip edin. Katılımcının, toplantıyı raydan çıkarma potansiyeli olan ilgisiz konuları tanıtmasına izin verme. Ayrıca, katılımcıların da odaklanmalarını sağlayın. Toplantı sırasında telefonlarını, tabletlerini ve dizüstü bilgisayarlarını kullanmamak için istekte bulunun (cihazsız bir toplantı, üst düzey bir toplantı olarak bilinir).

8. Kontrol Yorumlar

Toplantı amacının sorunları çözmek veya yeni fikirler üretmek olması halinde, grubun görüşlerini almak zorunda kalacaksınız. Ancak, güçlü kişiliğe sahip olan katılımcıların tartışmaya hâkim olmasına izin verme. Herkesin görüşlerini söylemek için eşit şansa sahip olduğundan emin olun. Ayrıca, bazı noktaları tekrar tekrar etmeyin. Beyaz tahta ya da sunum üzerine konular ya da kararlar yazmak zaman alan, tekrarlayan tepkilerden kaçınabilir.

9. Limit PowerPoint

PowerPoint'i birkaç grafik, çizelge veya madde işareti noktası sunmak için kullanabilirsiniz, ancak PowerPoint odaklı bir toplantıya sahip değilsiniz. Diğer bir deyişle, tüm bilgilerinizi PowerPoint'e döküp tüm toplantıyı her bir slaydı okumakla geçirin.

10. Dürüst Olun

Belirli bir karar zaten verildiyse, katılımcıların fikirlerini sunmak veya bir eylem planı üzerinde karar vermek üzere bir araya geldiğini iddia etmeyin. Çalışanlar, girdikleri önemli olmadığında zaman ve çaba harcamadan daha verimsiz hissetmez.

Bottom Line

Bazen, toplantılar esastır, ancak birçok çalışan onları işle ilgili en kötü görevlerden biridir. Toplantılarınızı daha odaklı, alakalı ve etkili kılmak için çaba harcamanız gerekir.