Belki küçük bir işletmeye sahipsiniz, şahsen bir şeyler satıyorsunuz ve resmi satın alma şartları sağlamayı istiyor ya da patronunuz şirketiniz veya kuruluşunuz için uygun bir fatura araştırmanızı ve oluşturmanızı istiyor.

İyi haber, bir fatura tasarlamak veya çok az değişiklik gerektiren hazır şablonu indirmenin pek çok yolu var.

Ne İçmeliyim?

Genellikle bir fatura, ödeme şekli ve diğer resmi anlaşmalar içeren bir belge niteliğindeki ödeme talebi demektir. Sözleşme gibi geldi mi? Öyleyse, bu yüzden doğru bilgileri eklemelisiniz.

1. Alıcı bilgileri. Birisi size muhtemelen alıcı bölümünde sizin adınızdan başka bir şey olmayan bir fatura verdi. Küçük alımlar için sorun yok, ancak daha büyük işlemler için yeterli değil. Satıcı olarak, alıcı veya müşterinin adı, adresi, telefon numarası, e-posta, vergi kimliği, hesap numarası ve gerekli diğer dahili tanımlayıcılar da dahil olmak üzere tüm uygun tanımlama bilgilerini ekleyin.

Bu, yalnızca kişiyi yasal amaçlarla doğru olarak tanımlamakla kalmaz, aynı zamanda çok sayıda müşterisi varsa, defter tutma işlemini daha hızlı ve daha doğru yapar.

2. Ürünün veya hizmetin açıklaması . Daha sonra hiçbir karışıklık olmayacak şekilde ihtiyaç duyulduğu gibi özen gösterin.

3. Tutar. Sadece ödenmesi gereken toplam tutar değil, öğenin birden fazla birimi satıyorsanız miktar ve birim maliyet de dahil olmak üzere tüm masrafların bir liste halinde listesi. Numaralandırma, telefon görüşmelerinde ve faturayla ilgili e-postalarda kesintiye neden olur.

3'ten büyük ->

4. İki tarih: fatura oluşturulduğu zaman ve bitiş tarihi. Oluşturma tarihi, muhasebe departmanınızın işlemin uygun aya atamasına yardımcı olur. Vade tarihi, sözleşmeye yazılmışsa, bir geç ödeme cezası uygulamak için izin verir.

5. Ödeme bilgileri. Kişi nasıl ödeme yapmalıdır? Tercih ettiğiniz yöntem nedir? Bir çekin yanı sıra kredi kartı veya başka bir yöntemle ödeme yapıyorsa, web sitenize gidebilirler mi? Alıcı seçeneklerini verin, ancak ödeme sürecini basit, hızlı ve sorunsuz hale getirin.

6. Sektöre özgü bilgiler. Örneğin hizmet sektöründe iseniz - bir danışman gibi - bir projeye harcanmış saat sayısını ekleyebilirsiniz. Sektörünüzdeki diğer kişilerin normal olarak dahil edeceği tüm bilgileri ekleyin.

7. Şirketinizin adı, iletişim bilgileri ve logosu. Sadece bir fatura olduğu için reklam veremezsiniz anlamına gelmez. Ne kadar çok insanın faturayı işlediğini bilmiyorsun, yaptığın işle ilgilenebilir. İletişim bilgilerinizin üzerinde şirket logonuzu ekleyin. Bazı işletmeler, yaklaşan satışları veya etkinlikleri anlatan bir faturanın altına bir not içerir.

8. Bir fatura numarası. Bu, size ve alıcıya bu belirli faturayı izlemenize izin verir.

Önemli Noktaları vurgulayın

Veteran tasarımcıları, okuyucunun dikkatini önemli bilgilere nasıl çekileceğini bilir. Bir faturada en önemli üç unsur şirketinizin adı ve iletişim bilgileri, ödeme tarihi ve miktarıdır. Diğer bilgiler önemlidir, ancak birçok faturayı her gün işleyen bir hesap alacak kişinin gösterilmesi durumunda, en önemli bilgi faturanızı daha hızlı ödenebilmektedir. Açıklamak için onu başka birine göndermek zorundaysa, ödemeyi daha uzun süre bekleyeceksin.

Şablon Bulma

Hızlı bir Google araması birçok seçeneği açığa çıkaracaktır. Microsoft Office gibi programların kendi yazılımlarında yer alan özelleştirilebilir bir şablon vardır ve şablonları indirip Office'de hazır olan web sitelerini bulabilirsiniz.

Cashboard - Cashboard, Microsoft Word'de açabileceğiniz indirilebilir bir şablon sunar. Şablonlar basit ancak özelleştirilebilir.

Invoiceberry - Office, Open Office ve Excel Şablonları

Microsoft - Microsoft Office ile birlikte gelen şablonu beğenmediyseniz, daha fazla seçenek için Microsoft şablon galerisine gidin.

Microsoft Office'e ek olarak, Google Docs şablon galerisinde seçebileceğiniz şablonlara sahiptir ve Apple, üretkenlik uygulamaları için seçenekler sunmaktadır.

Bazı web siteleri, doğrudan kendi sitelerinden faturalar oluşturmanıza, yazdırmanıza, kaydetmenize ve göndermenize izin verir. Bir web tarayıcısı dışında başka herhangi bir programa ihtiyaç duymazsınız.

Paydirt -Paydirt çevrimiçi bir faturalandırma platformudur. Ücretli bir hizmet olmasına rağmen, şirket ücretsiz basit bir fatura hazırlamaya izin verir.

Faturalandırılmış - Faturalandırılmış, bir hesap oluşturmadan fatura oluşturmanıza ve saklamanıza izin verir. İnternet tarayıcınızın yerel önbelleklerini kullanarak geçmiş faturalarınızı düzenleyebilirsiniz. (Tarayıcınızın geçmişini silmeniz durumunda tüm faturalar kaybolur. Dikkatli olun.)

Diğer Faturalandırma Seçenekleri

PayPal'ın platformunda yerleşik sağlam bir faturalama motoru vardır ve QuickBooks gibi muhasebe uygulamaları platformlarında faturalandırmaya izin verir . Muhasebe yazılımını kullanarak faturanın müşterinin hesabına bağlanmasını sağlar.

The Bottom Line

İşletmelerin fiş defteri günlerini hatırlıyor musunuz? O günler geçti. Günümüzde faturalandırma, yalnızca faturaları değil, ayrıca ödenmemiş faturaları takip etmenizi sağlayan raporlar oluşturan şablonlar, uygulamalar ve muhasebe yazılımı sayesinde daha kolaydır.

Bazı önceden tasarlanmış fatura şablonları, yukarıda listelenen tüm öğeleri içermeyebilir; işiniz veya hizmetiniz için neye ihtiyacınız olanı seçtiğinizden emin olun. Daha fazla bilgi için, Küçük Bir İşe Başlama: Tutanak Koruyucu başlıklı bölümü okuyun.