Bir dizi plan sponsoru, 401 (k) planın karmaşıklığını kendi başına yönetmek için hiç kimsenin tüm yasal ve yatırım uzmanlığına sahip olamayacağını anlamaya geliyor neden birçok kişi yardım için yatırım komitelerine başvuruyor. Bir planın yatırım işlevlerini denetlemek üzere nitelikli ve bilgili bir grup insanı bir araya getirmek sağlam bir stratejidir, ancak bazı en iyi uygulamalar takip edilmedikçe, plan sponsorunun sorumluluklarını güçlendirmek için pek fazla şey yapmayabilir.

Yatırım Komitesinin Amacı

Yatırım komitesinin temel amacı, planın Çalışan Emekli Geliri Güvenliği Yasası ("Employee Retirement Income Security Act") tarafından öngörülen yüksek davranış standartlarına göre yönetildiğini gösteren kanıt sağlamaktır ( ERISA). ERISA, plan sponsorları sorumluluklarını yerine getirmek için usul ve uygulamaları belirlemede çok az rehberlik etmektedir. Genellikle, kuralları yorumlamak ve planlarının eksiksiz bir uyumda olmasını sağlamak için sahip oldukları beceri ve kaynakları uygulayacakları sponsorları planlamaya bırakılmıştır. Pek çok plan sponsoru, yatırım gözetimini sağlamak ve planlarını yönetmekle ilgili sorumlulukları paylaşmak için yatırım komiteleri kurmuştur. Bir yatırım komitesinin varlığı, ERISA'ya sıkı sıkıya uymak için resmileştirilmiş prosedürleri ve uygulamaları takip etme taahhüdünü ortaya koymaktadır. En iyi uygulamaları takiben, ERISA'nın hesap özelliklerini yönetmede hesap verebilirlik, tarafsızlık ve dikkat gerektiren koşulların karşılanmasını sağlayabilirsiniz.

Yatırım Komitelerinin İzlemesi Gereken En İyi Uygulamalar

Optimum Kompozisyon Oluşturun

Yatırım komitesine katılım gönüllü olmalı, ancak ilgili çeşitli menfaatleri temsil etmelidir. Planla güvenceli bir görev alanına giren herkes dahil edilmelidir. Üst düzey yöneticiler, Baş Finans Sorumlusu (CFO) veya COO (COO) tarafından temsil edilmelidir. Şirketin hukuk müşaviri de toplantılara katılmalıdır. Bunlar, oylama gücüne sahip olan komitenin daimi üyeleridir. Ek katılımcılar, çalışan grubunun bir temsilcisinin yanı sıra, mütevelli heyeti, yönetici ve planın yatırım danışmanı gibi plan sağlayıcılarının temsilcilerini de içerebilir. Bu üyelerin oy hakkı yoktur ve üyelikleri üç veya dört yıllık şartlarla sınırlandırılabilir. Üyelik her yıl, komite toplantılarında tüm tartışmaları ve kararları belgelemekten sorumlu bir başkan ve bir sekreteri seçmelidir.

Yazılı Tüzük Oluştur

Yazılı bir tarife, komitenin yapısını resmileştirir ve gerçekleştirmek için ne beklediğini belirler.Komite üyelerinin amaç ve sorumluluklarının tanımlanmasına ek olarak, plan gözden geçirme ve karar verme süreçlerini ayrıntılarıyla anlatmaktadır. Tüzük üyelerin seçilme veya kaldırılma şekilleri, toplantıların ne zaman ve nasıl yapıldığı, yatırım danışmanlarının ve üçüncü parti satıcıların seçimi ve komitenin talimatlarını yerine getirmek için yetkili bir temsilci olarak kimlerin görev yapabileceği konularında detaylı bir şekilde bilgilendirilmelidir.

Yatırım Politikası Bildirimi Oluşturma

Resmi bir yatırım politikası bildirimine (IPS) sahip olmak, yatırım planının nasıl yönetildiğine ilişkin tutarlılığı sağlar. Bir IPS için hiçbir ERISA gerekliliği bulunmamakla birlikte, yerine koymak, güvene dayalı davranış standartlarına bağlılığın bir göstergesidir. IPS'nin uzun veya ayrıntılı olması gerekmez. Amacı, planın yatırım felsefesiyle tutarlı ve sağlıklı kararlar vermek için bir kılavuz olarak hareket etmektir. IPS, performansı yönergeleri ışığında gözden geçirilen planın yatırım danışmanı için rehberlik eder. Görüşmeler ve kararları çerçevelemek için IPS her toplantıda gözden geçirilmelidir.

Her şeyi Belgeleyin

Yatırım komitesinin ana amacı, yatırım kararları için ihtiyatlı süreçlere ve uygulamalara uymak için bir kanıt sunmaktır, komitenin en önemli görevi komite toplantı tutanakları, toplantılara devam, tartışmalar, kararlar ve kararların nasıl şekillendirildiğine ilişkin ayrıntılar. Kayıt, doğruluğun doğrulanması ve onaylanması için tüm komite üyelerine dağıtılmalıdır. Aynı zamanda gözetim yükümlülükleri olan herkese açık olmalıdır ve diğer onay denetim materyalleri ile başvuruda bulunulmalıdır.