Bir muhasebe bilgi sistemi (AIS), bir işletmenin finansal verilerini toplamak, depolamak, yönetmek, işlemek, almak ve raporlamak için kullandığı, muhasebeciler, danışmanlar ve işletmeler tarafından kullanılabilecek bir yapıdır analistler, yöneticiler, mali şefler (CFO), denetçiler ve düzenleyici ve vergi daireleri. Özellikle, özel olarak eğitilen muhasebeciler, bir şirketin mali işlemlerinde ve kayıt tutumunda en üst seviyede doğruluğun sağlanması ve verinin güvenliğini ve kalitesini koruyarak erişime yasal olarak ihtiyaç duyanlara kolayca erişilebilmesini sağlamak için AIS ile çalışır. Bu makalede, AIS'in temel bileşenleri ve bazı gerçek hayat uygulamaları açıklanacaktır.

Muhasebe bilgi sistemleri genel olarak altı ana bölümden oluşur: kişi, prosedür ve talimatlar, veri, yazılım, bilgi teknolojisi altyapı ve iç kontroller. Her bileşene ayrıntılı olarak bakalım.

İnsanlar Bir AIS'deki insanlar basitçe sistem kullanıcılarıdır. Bir organizasyonun AIS'sini kullanmaları gerekebilecek meslek mensupları arasında muhasebeciler, danışmanlar, iş analistleri, yöneticiler, mali şefler ve denetçiler bulunur. (Daha fazla bilgi

Mali bir mali şef ne yapar?
)

Bir AIS, bir şirketteki farklı departmanların birlikte çalışmasına yardımcı olur. Örneğin, yönetim, hangi personelin daha sonra uygun stok miktarını sipariş edebileceği satış hedefleri oluşturabilir. Stok emri, muhasebe departmanına yeni bir borç ödenmesini bildirir. Satış yapıldığında, satış elemanları müşteri siparişlerini girebilir, muhasebe müşterileri fatura edebilir, depo sipariş edebilir, nakliye departmanı bunu gönderebilir ve muhasebe departmanı yeni bir alacak bildirir. Müşteri hizmetleri departmanı daha sonra müşteri gönderilerini takip edebilir ve sistem yönetim için satış raporları oluşturabilir. Yöneticiler ayrıca envanter maliyetlerini, nakliye ücretlerini, üretim maliyetlerini vb. Görebilirler.

İyi tasarlanmış bir AIS ile, bir organizasyon içindeki yetkili olan herkes aynı sisteme erişebilir ve aynı bilgiyi elde edebilir. Bir AIS ayrıca, gerektiğinde kuruluş dışındaki kişilere bilgi edinmeyi basitleştirir. Örneğin, danışmanlar, şirketin fiyatlandırma yapısının maliyet verisine, satış verisine ve gelirine bakarak etkinliğini analiz etmek için bir AIS'deki bilgileri kullanabilir. Ayrıca denetçiler, şirketin iç kontrollerini, finansal durumunu ve Sarbanes-Oxley Yasası'na (SOX) uyumluluğu değerlendirmek için verileri kullanabilirler. (Muhasebe düzenlemeleri hakkında daha fazla bilgi için,

Mali Hikaye: Modern Muhasebe

'ın denetimini inceleyin.)

AIS, onu kullanacak kişilerin ihtiyaçlarını karşılamak üzere tasarlanmalıdır.Sistemin kullanımı da kolay olmalıdır ve verimliliği arttırmak, engellememek gerekir.

Prosedür ve Talimatlar Bir AIS'nin prosedürü ve talimatları, veriyi toplamak, depolamak, almak ve işlemek için kullandığı yöntemlerdir. Bu yöntemler hem manuel hem de otomatik olacak ve veriler hem iç kaynaklardan (örneğin, çalışanlar) hem de harici kaynaklardan (ör., Müşterilerin çevrimiçi siparişleri) gelebilir. Prosedürler ve talimatlar AIS yazılımında kodlanacaktır; dokümantasyon ve eğitim yoluyla çalışanlara "kodlanmalıdır". Etkili olabilmek için prosedürler ve talimatlar sürekli takip edilmelidir. Bilgiyi depolamak için, AIS, veritabanları için yaygın olarak kullanılan bir bilgisayar dili olan yapılandırılmış sorgu dili (SQL) gibi bir veritabanı yapısına sahip olmalıdır. AIS ayrıca, farklı kullanıcı türleri ve farklı bilgi türlerinin gereksinimlerini karşılamak için farklı sistem kullanıcıları türleri ve farklı veri girişi türleri için farklı giriş biçimleri ve farklı çıktı biçimleri gerektirir.

Adli Muhasebe İşlemlerinde Bir Kariyerin Ortaya Çıkması

.
Veriler

Bir AIS içerisindeki veriler, kuruluşun işletme uygulamaları. Şirketin finansmanını etkileyen herhangi bir işletme verileri AIS'ye girmelidir. satış emirleri müşteri fatura beyanları

satış analiz raporları
satınalma talepleri

• satıcı faturaları
• defter kayıtları
• genel defteri
• envanter verileri
• bordro bilgileri
• zaman tutma
• vergi bilgileri
• Bu veriler daha sonra hesap alacaklarının yaşlandırılması, amortisman / itfa puanı, deneme bakiyesi, kar ve zarar vb. Tüm bu verilerin bir yerde bulunması - bir işletmenin kayıt tutma, raporlama, analiz etme, denetleme ve karar verme faaliyetlerini kolaylaştırır. Verilerin yararlı olabilmesi için eksiksiz, doğru ve alakalı olması gerekir.
• Öte yandan, AIS'ye girmeyeceğiniz verilere örnek olarak, notlar, yazışma, sunumlar ve el kitapları verilebilir. Bu dokümanlar, şirketin finanslarıyla teğetsel bir ilişkiye sahip olabilir, ancak standart dipnotlar hariç olmak üzere, şirketin finansal kayıt defterinin bir parçası değildir.
• Yazılım
• Bir AIS yazılımının bileşeni, şirketin finansal verilerini depolamak, almak, işlemek ve analiz etmek için kullanılan bilgisayar programlarıdır. Bilgisayarlar olmadan önce, AIS'ler manuel, kağıt tabanlı sistemlerdi, ancak günümüzde çoğu şirket bilgisayar yazılımını AIS'nin temelini kullanıyor. Küçük işletmeler, Intuit'in Quickbook'larını, Sage Peachtree Muhasebesini veya Microsoft'un Küçük İşletme Muhasebesi'ni kullanabilir; ancak diğerleri daha vardır. Küçük ve orta ölçekli işletmeler SAP Business One'ı kullanabilir. Orta ölçekli ve büyük işletmeler, Microsoft'un Dynamics GP'sini, Sage Group'un MAS 90'ı veya MAS 200'ü, Oracle'ın Peoplesoft'u veya Epicor Financial Management'ı kullanabilir.

Kalite, güvenilirlik ve güvenlik, etkin AIS yazılımının kilit bileşenleri arasındadır. Yöneticiler, şirket için kararlar vermek için verdikleri bilgilere güvenirler ve sağlam kararlar almak için yüksek kaliteli bilgiye ihtiyaç duyar.

AIS yazılım programları, farklı işletmeler türlerinin benzersiz ihtiyaçlarını karşılamak üzere özelleştirilebilir. Mevcut bir program bir şirketin ihtiyaçlarını karşılamıyorsa, yazılım, son kullanıcılar tarafından büyük miktarda girdiyle dahili olarak geliştirilebilir veya özellikle kuruluş için üçüncü taraf bir şirket tarafından geliştirilebilir. Sistem, özel bir şirkete bile dış kaynaklı olabilir.

Halka açık şirketlerde, işletmelerin seçtiği yazılım programı ve özelleştirme seçenekleri ne olursa olsun, Sarbanes-Oxley düzenlemeleri AIS'in yapısını bir dereceye kadar dikte edecektir. Bunun nedeni, SOX düzenlemelerinin kamu şirketlerinin uymak zorunda olduğu iç kontrolleri ve denetim prosedürlerini oluşturmasıdır.
Bilgi Teknolojileri Altyapısı

Bilgi teknolojisi altyapısı, muhasebe bilgi sistemini çalıştırmak için kullanılan donanımın sade bir adıdır. Bu donanım öğelerinin çoğu, bir işletmenin zaten sahip olması gereken şeylerdir - kişisel bilgisayarlar, sunucular, yazıcılar, aşırı gerilim koruyucuları, yönlendiriciler, depolama ortamları ve muhtemelen bir yedek güç kaynağı içerirler. Maliyetin yanı sıra, donanım seçerken göz önünde bulundurulması gereken faktörler arasında hız, depolama kapasitesi ve bunların genişletip yükseltilmediği bulunur. (Bir muhasebeci olma düşüncesi?

Bir Muhasebe Sertifikası Almak

konusunu okuyun.)

Belki de en önemlisi, AIS için seçilen donanımın, tasarlanan yazılımla uyumlu olması gerekir. İdeal olarak, sadece uyumlu değil, en iyisi, tıknaz bir sistem hızlı bir sistemden daha az yardımcı olacaktır. Tek yönlü işletmelerin, donanım ve yazılım uyumluluk gereksinimlerini kolayca karşılayabilmesi, hem işletmenin ihtiyaç duyduğu donanım hem de yazılımı içeren bir anahtar teslimi sistem satın almasıdır. Anahtar teslimi bir sistem satın almak teorik olarak, işletmenin AIS için donanım ve yazılımın en uygun kombinasyonunu alacağı anlamına gelir.
İyi bir AIS, donanım sisteminin bileşenlerini bakım, onarım, değiştirme ve yükseltme planlarının yanı sıra, hassas verilerin tamamen ortadan kaldırılması için bozuk ve eski donanımın elden çıkarılması için bir plan içermelidir. İç Kontroller Bir AIS'in iç kontrolleri, hassas verilerin korunması için içerdiği güvenlik önlemleri arasındadır. Bunlar şifreler kadar basit olabilir veya biyometrik tanımlama kadar karmaşık olabilir. Bir AIS, yetkisiz bilgisayara erişimi engellemek ve şirket içindeki bazı kullanıcıları içeren yetkili kullanıcılara erişimi sınırlamak için dahili kontrollere sahip olmalıdır. Ayrıca, sistemin yalnızca belirli bölümlerine erişmesine izin verilen kişilerin yetkisiz dosya erişimini önlemesi gerekir. (Kişisel güvenlik hakkında daha fazla bilgi için,

Mali Durum Belgelerinizi Afetten Koruma

'na bakın.)

Bir AIS, yalnızca şirkete ait değil, çalışanlarına ve müşterilerine ait gizli bilgileri içerir.Bu veriler Sosyal Güvenlik numaralarını, maaş bilgilerini, kredi kartı numaralarını vb. Içerebilir. Bir AIS'deki tüm veriler şifrelenmeli ve sisteme giriş yapılmalı ve kaydedilmelidir. Sistem etkinliği de izlenebilir olmalıdır.
Bir AIS'nin bilgisayar virüslerinden, bilgisayar korsanlarına ve ağ güvenliğine yönelik diğer dahili ve harici tehditlere karşı koruması olan dahili kontrollere ihtiyacı var. Dahası, veri kaybına neden olabilecek doğal felaketlerden ve güç dalgalanmalarından korunmalıdır. (Bu alanda nasıl bir iş bulabileceğinizi öğrenin, Muhasebe Bilgi Sistemlerinde Kariyer Önerileri başlıklı bölümü okuyun.)

Gerçek Hayatta AIS'ler

İyi tasarlanmış bir AIS'in, bir işi sorunsuz bir şekilde günlük olarak yürütmek veya sistem zayıf tasarlanmışsa operasyonunu engellemektedir. AIS için üçüncü bir kullanım, bir işletme sorun olduğunda, yanlış olanın öyküsünü ortaya çıkarmak için AIS'deki veriler kullanılabilir. WorldCom ve Lehman Brothers davaları iki örnek sunuyor. 2002'de WorldCom iç denetçileri Eugene Morse ve Cynthia Cooper şirketin AIS'ini kullanarak 4 milyar dolarlık hileli gider tahsisi ve diğer muhasebe kayıtlarını ortaya çıkardı. Soruşturmaları, CFO Scott Sullivan'ın ve yeni mevzuatın sona ermesine yol açtı. (şirketlerin iç mali kontrollerini ve prosedürlerini düzenleyen Sarbanes-Oxley Yasası 404. maddesinde ("Finansal bir ihtimam olarak bir iş ilginç gelmektedir mi? Adli Muhasebe

'da Kariyerinin Ortaya Çıkartılması.")
Lehman'ın çöküş nedenlerini araştırırken, belge toplama ve inceleme ve tanık görüşmeleri ile birlikte AIS ve diğer veri sistemlerinin incelenmesi önemli bir bileşen oldu.Şirket başarısızlığının nedenlerinin araştırılması "kapsamlı bir soruşturma öngördü ve Lehman'ın işletme, ticaret, değerleme, finansal, muhasebe ve diğer veri sistemlerinin gözden geçirilmesi "şeklinde iki bölümden oluşuyor. Lehman'ın sistemleri, AIS'nin

İnfuzörü Anton R. Valukas'ın raporunda "İflas dosyasında Lehman 2, 600'den fazla yazılım sistemi ve uygulamasıyla ilgili bir yama tamamladı: Lehman'ın birçok sistemi gizemli, güncel olmayan ya da standart dışıydı. " Th e incelemecisi çabalarını en çok ilgilenen 96 sistem üzerinde yoğunlaştırmaya karar verdi ve inceleme sadece sistemlerin nasıl kullanılacağını öğrenmek için eğitim, çalışma ve deneme yanılma gerektirdi. (Ayrıca, Vaka Analizi: Lehman Brothers'ın

ve

İç Denetçilerin İç Görünümü 'nı kontrol edin.) Valukas'ın raporunda "Lehman'ın sistemleri birbirine çok bağlıydı; ilişkilerini deşifrelemek zordu ve belgelendirilmedi, gerekli bilgileri elde etmek için bu sistemleri çözmek için olağanüstü bir çaba gösterildi. "

Sonuç Bir AIS'in altı bileşeni, anahtar çalışanların finansal verilerini toplamak, depolamak, yönetmek, işlemek, almak ve raporlamak için birlikte çalışır. Verimli ve doğru olan iyi geliştirilmiş ve muhafaza edilen muhasebe bilgi sistemine sahip olmak başarılı bir işin vazgeçilmez bir parçasıdır.