Finansal danışmanlık firmaları, sosyal medya ve anında mesajlaşma gibi yeni iletişim platformlarının gözetiminde uyumluluk çözümleri sağlayıcısı Smarsh tarafından yapılan araştırmalara hız vermeleri gerektiğini gösteriyor. 2016 Elektronik Haberleşme Uyum Anketi Raporu uyumluluk boşluklarını ve firmaların yapması gerekenleri göstermektedir.

Anahtar Bulgular

Raporun bazı önemli bulguları aşağıda verilmektedir. (Daha fazla bilgi için, bkz. Mali Müşavirler İçin En Uygunluk Baş ağrısı .

• Uyumluluğu denetlemek her zamankinden daha önemli, ancak iş daha da zorlaşıyor. Yükümlülükleri yerine getirmek için uyum ekipleri, insan kaynakları, bilgi teknolojisi ve pazarlama personeli ile masada yerini alıyor.
• İletişimde her zamankinden çok yol var. Sosyal medya, kısa mesajlar ve anlık mesajlar, uyumluluk çevresini genişleten kanallar sağlar. Gözetimde boşluklar varsa, firmalar uyumluluk risklerine maruz kalabilir.
• Uyum departmanları, iletişim denetim uygulamalarının yetersiz kalmamasından endişe ediyor; mevcut yaklaşımlar kuruluşlardaki riskleri belirleyemeyecek ve şirkete en büyük riski sunan alanlardaki kaynakları verimli bir şekilde odaklamakta başarısız oluyor. Mesaj incelemesi, özel önem taşıyan bir alandır.

Elektronik haberleşmelerin muhafaza edilmesine ve gözetimine bakan Smarsh çalışması altıncı yıldır. Düzenli incelemelerin arttırılması ve yeni iletişim kanallarına uyum zorluğu gibi bazı endişeler her yıl uyumlu olmakla birlikte, yeni eğilimler yeni zorluklar ortaya çıkarmaktadır. Smarsh, "İlke, uygulama ve saklama boşlukları yüksek kalmaya devam ediyor ve firmaları tespit edilemeyen dolandırıcılık, hatalar ve düzenleyici yaptırım cezalarına karşı savunmasız bırakıyor" diye belirtiyor.

Ve bu cezalar artmaktadır. Smarsh, elektronik iletişimi davaları ile ilgili olarak Mali Sektör Regülatörü Otoritesi tarafından verilen cezaların 2008 ve 2015 yılları arasında 6 dolardan iki katına çıktığını açıkladı. 2 milyon. Anket, elektronik iletişimle ilgili uyuma ilişkin ilk beş endişenin şunlar olduğunu belirtti: düzenleyiciler tarafından incelemelerin artırılması, çalışan gizliliğinin gözetim yükümlülüklerine karşı dengelenmesi ihtiyacı, yeni iletişim kanallarının ortaya çıkması, elektronik mesajlaşma platformlarının yarattığı siber güvenlik tehditleri ve yetersiz insan kaynağı. uyum gözetim ihtiyaçları. (Daha fazla bilgi için, bakınız: FINRA on Record Year for Cines .)

Ayrıca, bu kaynaklar sadece uyumluluk işlevleri tarafından yüklü değildir. Smarsh, cevap verenlerin% 65'inin, uyum işlevlerinin elektronik keşif veya diğer iş amaçlı talepleri ele almadan sorumlu olduğunu söyledi.Katılımcıların% 10'dan azı önümüzdeki 12 ay içinde önemli bir kaynak artışı beklediklerini belirtti. Çeyrekten fazla bütçenin yetersiz olduğunu ve% 38'inin insan kaynaklarının yetersizliği, geçen yıl% 30'dan fazla bir endişe olduğunu belirtti.

Uyumluluk Çevresi

Smarsh, bir kuruluşun kullandığı, yönetişim politikaları, saklama ve denetimi gerektiren elektronik kanallar ve cihazlar dizisi uyumluluk çevresinin genişlemesinde ana kaygıyı dile getirir. Ancak bir mesajın bir iş kaydı olup olmadığını belirleyen şey içeriğidir; bu da uyum personelinin, kişisel cihazlarda veya sosyal medya hesaplarında olanlar olmak üzere birçok iletişim türlerini denetlemesi gerekir. Smarch bu alanda bazı ilerlemeler kaydedildiğini belirtiyor. Çalışma, web konferans platformlarını düzenleyen politikalar içeren şirketlerin sayısının 2016'da% 61'e, 2015'te% 50'ye çıkmasına neden oldu. Fakat çalışma, "bu boşluklar kapanmıyor" sonucuna varıyor.

Risk Kaynakları

Katılımcıların yüzde 48'i sosyal medyanın en iyi kanal olduğunu belirtti. Yeni iletişim kanalları için arşivleme veya denetim sistemleri olan firmaların yüzdesi durgun ve bazı durumlarda düştü. algılanan uyumluluk riski. Sosyal medya yasaklansa bile, katılımcıların önemli bir yüzdesi yasağın çalışmakta olduğunu kanıtlayabilecekleri konusunda asgari bir güven duyacaklarını söyledi. Smarsh, sosyal medyaya izin veren ancak arşivlemeyen firmaların yükümlülüklerini yerine getiremediğini belirtiyor.

Bottom Line

Yatırımcıları korumak için tasarlanan Menkul Kıymetler ve Borsa Komisyonu kuralları uyarınca, firmalar elektronik ticaret iletişimlerini yeniden yazılabilir olmayan ve silinemez (WORM) biçimlerinde en az üç yıl boyunca arşivlemeli ve bu şirketlerin, yazışmalar ve iç iletişimlerin gözden geçirilmesi. Ancak, mesaj hacminde ve yeni kanallarda görülen hızlı artış göz önüne alındığında, alıkonulma ve denetimdeki boşluklar kaçınılmaz olarak görülüyor. CEO Stephen Smarsh "Açık açık söylemek gerekirse denetim göz ardı edildi" dedi. (Daha fazla bilgi için, bakınız: SEC